PO là gì? Những điều cần biết về Purchase Order

Là một căn nhà công ty, việc bám theo dõi mặt hàng tồn kho và đặt mua vật tư, sản phẩm & hàng hóa hoàn toàn có thể bán tốt ko cần là trọng trách đơn giản dễ dàng tuy nhiên chắc hẳn rằng nó vô cùng quan trọng cho việc thành công xuất sắc của một công ty. Po (Purchase Order) vô cùng cần thiết so với tiến độ mua sắm chọn lựa được vận hành chất lượng, tuy nhiên nhiều người kinh doanh không hiểu biết bọn chúng thực sự là gì hoặc cơ hội dùng bọn chúng nhằm đạt được thành công xuất sắc về mặt mũi tài chủ yếu.

Po (Purchase order) là gì?

Po (Purchase Order) là đơn đặt mua, là một trong những tư liệu thương nghiệp được gửi kể từ người tiêu dùng cho tới căn nhà hỗ trợ nhằm mục tiêu ủy quyền mua sắm chọn lựa. Trong đa số những tình huống, Po đôi khi là phù hợp đồng buộc ràng đầu tiên nhập quy trình mua sắm chọn lựa hóa, công ty. Giống như “giỏ hàng” bên trên trang thương nghiệp năng lượng điện tử, Po về cơ phiên bản là list những loại nhưng mà người tiêu dùng mong muốn mua sắm. Nó thể hiện cụ thể đơn đặt mua, bao hàm con số, loại thành phầm, ngân sách nhưng mà người tiêu dùng cần thiết, cũng tựa như các lao lý giao dịch thanh toán và cụ thể Giao hàng.

Bạn đang xem: PO là gì? Những điều cần biết về Purchase Order

Bằng cơ hội gửi Purchase Order, người tiêu dùng khẳng định mua sắm chọn lựa hóa/ công ty với số chi phí đang được thỏa thuận hợp tác. Vì đơn đặt mua được tiến hành trước lúc người tiêu dùng có được hóa đơn nên Po tiếp tục hỗ trợ cho những người phân phối một bảo đảm ngăn ngừa việc ko giao dịch thanh toán.

Nội dung bên trên Po

Thông tin yêu cụ thể về sản phẩm & hàng hóa trong những Po thông thường bao hàm những bộ phận như con số mặt hàng, đơn giá bán, ĐK Giao hàng, vỏ hộp, công thức giao dịch thanh toán, thời hạn, khẳng định kể từ từ đầu đến chân phân phối và người tiêu dùng. Mỗi đơn đặt mua hoàn toàn có thể với những vấn đề riêng lẻ, tuỳ nằm trong nhập sự lựa lựa chọn của mặt mũi phân phối và mặt mũi mua sắm, rưa rứa đặc trưng của từng công ty hoặc tổ chức triển khai.

Các nội dung cơ phiên bản thông thường bắt gặp bên trên Po bao gồm:

• Number and date (số và ngày)
• Seller/Buyer: Name, liên hệ, Tel/fax (thông tin yêu người tiêu dùng, người bán)
• Goods description/Commodity/Product (Mô mô tả mặt hàng hóa)
• Quantity (số lượng)
• Specifications/Quality (phẩm cấp cho, thông số kỹ thuật kỹ thuật)
• Unit price (đơn giá)
• Total amount (giá trị phù hợp đồng)
• Payment terms (điều khiếu nại thanh toán)
• Incoterms (điều khiếu nại phó hàng)
• Special instruction (discount, FOC…)
• Signature (chữ ký).

Lợi ích của Po (Purchase order)

Lợi ích cho những người mua

• Đảm bảo tính đúng mực và minh bạch: PO là một trong những tư liệu pháp luật buộc ràng, gom đảm nói rằng từ đầu đến chân mua sắm và người phân phối đều làm rõ về những lao lý của lô hàng. Tránh những hiểu nhầm hoặc tranh giành chấp nhập sau này.

• Tăng hiệu suất cao vận hành đơn hàng: Po gom người tiêu dùng bám theo dõi và vận hành lô hàng một cơ hội hiệu suất cao rộng lớn. tin tức về lô hàng được ghi rõ ràng nhập Po, gom người tiêu dùng đơn giản dễ dàng đánh giá, bám theo dõi và xử lý lô hàng.

• Kiểm soát chi phí: Các vấn đề về ngân sách, con số, thời hạn Giao hàng,... được ghi rõ ràng nhập Po, gom người tiêu dùng đơn giản dễ dàng đối chiếu và lựa lựa chọn căn nhà hỗ trợ thích hợp nhất.

• Theo dõi và Reviews hiệu quả: Sử dụng Po được cho phép người tiêu dùng bám theo dõi và Reviews hiệu suất cao của quy trình mua sắm chọn lựa. phẳng cơ hội đối chiếu Po với hóa đơn và thành phẩm thực tiễn, người tiêu dùng hoàn toàn có thể xác lập coi liệu người phân phối đang được thỏa mãn nhu cầu những đòi hỏi được đưa ra hoặc ko.

Lợi ích cho những người bán

• Nhận được đơn đặt mua rõ ràng ràng: Po gom người phân phối làm rõ về yêu cầu của người tiêu dùng, gom chúng ta sẵn sàng sản phẩm & hàng hóa và Giao hàng trúng thời hạn.

• Được bảo đảm về mặt mũi pháp lý: Po là một trong những tư liệu pháp luật buộc ràng, gom người bán tốt bảo đảm nếu như người tiêu dùng ko giao dịch thanh toán hoặc không sở hữu và nhận mặt hàng.

• Tăng cường quan hệ với khách hàng hàng: Po gom người phân phối gia tăng quan hệ với người sử dụng, thể hiện nay sự có tính chuyên nghiệp và đáng tin tưởng của công ty.

Các dạng Po thịnh hành hiện nay nay

Phụ nằm trong nhập quy tế bào và đòi hỏi ví dụ của từng công ty, có tương đối nhiều dạng Po không giống nhau. Trong số đó hoàn toàn có thể kể tới một trong những loại thịnh hành như:

Standard Purchase Order

Đây là loại Po chi phí chuẩn chỉnh được dùng thịnh hành nhất. Nó chứa chấp vấn đề về thành phầm, con số, ngân sách, ĐK giao dịch thanh toán và những lao lý và ĐK tương quan cho tới việc mua sắm chọn lựa.

Blanket Purchase Order

Blanket Purchase Order dùng Khi một công ty mong muốn mua sắm chọn lựa từ 1 căn nhà hỗ trợ nhập một khoảng tầm thời hạn chắc chắn. Thay vì như thế hỗ trợ những vấn đề cụ thể về từng đơn đặt mua ví dụ, Po này chỉ định và hướng dẫn con số, ngân sách và những ĐK công cộng.

Contract Purchase Order

Loại Po này được sử dụng nhập tình huống mua sắm chọn lựa bám theo phù hợp đồng lâu dài. Bao bao gồm những lao lý và ĐK cụ thể của phù hợp đồng, như thời hạn Giao hàng, ngân sách, quy quyết định về quality và những ĐK giao dịch thanh toán.

Planned Purchase Order

Planned Purchase Order được dùng nhằm xác lập yêu cầu mua sắm chọn lựa nhập sau này dựa vào plan phát triển hoặc dự án công trình. Nó ko đòi hỏi hỗ trợ vấn đề về ngày Giao hàng ví dụ, nhưng mà chỉ xác lập con số và thời hạn dự trù cần thiết mua sắm chọn lựa.

Service Purchase Order

Đây là dạng Po được dùng lúc mua những công ty chứ không sản phẩm & hàng hóa vật tư. Chứa vấn đề về công ty được đòi hỏi, thời hạn hỗ trợ công ty, ngân sách và những ĐK tương quan không giống.

Mục đích của Po là gì?

Po (Purchase Order) là một trong những thỏa thuận hợp tác pháp luật bảo đảm từ đầu đến chân mua sắm và người phân phối. Sau Khi được căn nhà hỗ trợ đồng ý, đơn đặt mua tiếp tục trở nên một phù hợp đồng buộc ràng về mặt mũi pháp luật. Nếu lúc này không tồn tại phù hợp đồng nào là kiểm soát và điều chỉnh quan hệ thân thiết người tiêu dùng và người phân phối thì đơn đặt mua hoàn toàn có thể được dùng thay cho mang lại phù hợp đồng. Cung cấp cho sự bảo đảm pháp luật mang lại từ đầu đến chân mua sắm và người phân phối.

Mỗi Po được gán một trong những độc nhất, được gọi là số đơn đặt mua, nhằm tương hỗ từ đầu đến chân mua sắm và người phân phối trong công việc bám theo dõi việc Giao hàng và giao dịch thanh toán của từng đòi hỏi mua sắm chọn lựa.

Cụ thể, Po với những mục tiêu sau:

• Xác nhận đòi hỏi mua sắm hàng: Po là tư liệu đầu tiên xác nhận đòi hỏi mua sắm chọn lựa của người tiêu dùng so với căn nhà hỗ trợ. Khi có được PO, căn nhà hỗ trợ tiếp tục hiểu rằng đúng mực những gì người tiêu dùng cần thiết mua sắm, con số, ngân sách, thời hạn Giao hàng,...

• Ràng buộc trách móc nhiệm của nhị bên: Khi Po được thỏa thuận bởi vì từ đầu đến chân mua sắm và căn nhà hỗ trợ, nó sẽ bị trở nên một phù hợp đồng buộc ràng pháp luật thân thiết nhị mặt mũi. Có tức thị cả nhị mặt mũi đều phải sở hữu trách móc nhiệm tiến hành những lao lý đang được thỏa thuận hợp tác nhập Purchase Order.

• Cơ sở nhằm thanh toán: Po là tư liệu cần thiết nhằm căn nhà mua sắm xác lập số chi phí thường phải trả mang lại căn nhà hỗ trợ. Nhà mua sắm tiếp tục dựa vào vấn đề về con số, ngân sách,... nhập Po nhằm lập hóa đơn giao dịch thanh toán mang lại căn nhà hỗ trợ.

• Quản lý quy trình bịa hàng: Po gom người tiêu dùng vận hành quy trình đặt mua một cơ hội hiệu suất cao. Thông qua loa Po, người tiêu dùng hoàn toàn có thể bám theo dõi tiến trình đặt mua, xác lập những yếu tố đột biến (nếu có) và thể hiện những biện pháp kịp lúc.

• Cơ sở nhằm lập plan sản xuất: Đối với những công ty phát triển, Po hoàn toàn có thể được dùng thực hiện hạ tầng nhằm lập plan phát triển. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dựa vào những vấn đề nhập Po nhằm xác lập được số lượng sản phẩm cần thiết phát triển, nhằm mục tiêu thỏa mãn nhu cầu yêu cầu của người sử dụng.

• Cơ sở nhằm trấn áp hóa học lượng: Po hoàn toàn có thể được dùng thực hiện hạ tầng nhằm trấn áp quality sản phẩm & hàng hóa. Dựa bên trên những vấn đề trong Po, người tiêu dùng hoàn toàn có thể xác lập những chi phí chuẩn chỉnh quality của sản phẩm & hàng hóa cần thiết mua sắm.

Phân biệt Po và PI (Proforma Invoice) và Sale Contract (SC)

Quy trình dùng Po (Purchase order)

• Bước 1. Yêu cầu mua sắm hàng: Người cần thiết mua sắm chọn lựa nhập tổ chức triển khai (thường là những thành phần như mua sắm chọn lựa, kế toán tài chính, vận hành dự án) tạo ra đòi hỏi mua sắm chọn lựa. Yêu cầu này bao hàm vấn đề về thành phầm, con số, đơn giá bán và ngẫu nhiên đòi hỏi quan trọng nào là không giống.

• Bước 2. Xác nhận yêu thương cầu: Yêu cầu mua sắm chọn lựa được gửi cho tới những thành phần tương quan nhằm xác nhận và phê duyệt. Quy trình phê duyệt thông thường tùy nằm trong nhập cấp độ và quyền hạn của từng người nhập tổ chức triển khai.

• Bước 3. Tạo Purchase Order: Sau Khi đòi hỏi mua sắm chọn lựa được phê duyệt, một Purchase Order (Po) sẽ tiến hành tạo ra bởi vì mặt mũi mua

• Bước 4. Phê duyệt Po: Po sau này được gửi cho tới những thành phần tương quan (như mua sắm chọn lựa, nối tiếp toán) và để được đánh giá và phê duyệt. Quy trình phê duyệt Po hoàn toàn có thể đòi hỏi sự thuận tình từ 1 hoặc nhiều người dân có quyền nhập tổ chức triển khai.

• Bước 5. Gửi Po cho tới căn nhà cung cấp: Sau Khi Po đang được phê duyệt, tiếp theo sau sẽ tiến hành gửi cho tới căn nhà hỗ trợ. Qua Po, căn nhà hỗ trợ tiếp tục có được vấn đề cụ thể về lô hàng và những đòi hỏi rất cần phải tuân hành.

• Bước 6. Xác nhận Po kể từ căn nhà cung cấp: Nhà hỗ trợ đánh giá Po và xác nhận những lao lý và ĐK của lô hàng, đảm nói rằng cả tổ chức triển khai và căn nhà hỗ trợ đều đồng ý về những lao lý của phù hợp đồng.

• Bước 7. Giao mặt hàng và nhận hàng: Sau Khi Po đang được xác nhận, căn nhà hỗ trợ tiếp tục tiến hành Giao hàng, hỗ trợ công ty bám theo đòi hỏi nhập Po. Từ phía tổ chức triển khai, người nhận mặt hàng tiếp tục đánh giá và xác nhận rằng mặt hàng hóa/ công ty đang được đáp ứng một cách đầy đủ những chi phí chuẩn chỉnh và đòi hỏi nhập Po hoặc ko.

• Bước 8. Xử lý thanh toán: Sau Khi mặt hàng hóa/ công ty đang được được trao và xác nhận, thành phần kế toán tài chính tiếp tục tổ chức xử lý giao dịch thanh toán mang lại căn nhà hỗ trợ dựa vào vấn đề nhập Po.

Cách vận hành Po hiệu suất cao mang lại doanh nghiệp

Quản lý Po (Purchase Order) hiệu suất cao là một trong những nhân tố cần thiết trong công việc điều hành quản lý hoạt động và sinh hoạt marketing của một công ty. Một số cơ hội vận hành Po hiệu suất cao mang lại doanh nghiệp:

• Xác quyết định tiến độ vận hành Po: Xác quyết định và thiết lập tiến độ rõ nét mang lại việc tạo ra, phê duyệt và bám theo dõi Po, đáp ứng nhất quán và tính đúng mực nhập vận hành Po.

• Tích phù hợp khối hệ thống vận hành Po: Sử dụng ứng dụng hoặc khối hệ thống vận hành Po sẽ tạo, bám theo dõi và tàng trữ vấn đề tương quan cho tới những Po. Hệ thống này gom tăng tính hiệu suất cao, cắt giảm sơ sót, tăng kĩ năng bám theo dõi và xác minh vấn đề.

• Xác thực và phê duyệt Po: Đảm bảo từng Po được xác thực và phê duyệt trước lúc được gửi cho tới căn nhà hỗ trợ. Quy trình này gom đảm nói rằng những món đồ được đặt ở là đúng mực và phù phù hợp với đòi hỏi của công ty.

• Quản lý chương trình và bám theo dõi Po: Theo dõi quy trình gửi Po, Giao hàng và giao dịch thanh toán, đáp ứng những lô hàng được phó trúng hứa và những yếu tố tương quan được giải quyết và xử lý kịp lúc.

• Xây dựng quan hệ với căn nhà cung cấp: phẳng cơ hội thiết lập sự liên hệ thông thường xuyên và hỗ trợ phản hồi, công ty hoàn toàn có thể đáp ứng căn nhà hỗ trợ làm rõ những đòi hỏi và thỏa mãn nhu cầu trúng hứa.

• Đánh giá bán hiệu suất căn nhà cung cấp: Theo dõi và Reviews hiệu suất của những căn nhà hỗ trợ dựa vào những tiêu chuẩn như quality thành phầm, thời hạn Giao hàng và công ty người sử dụng. Từ cơ lựa lựa chọn căn nhà hỗ trợ mang lại thích hợp, tách làm mất đi thời hạn cả nhị mặt mũi.

• Tối ưu hóa tiến độ Po: Định kỳ đánh giá và nâng cao tiến độ vận hành Po nhằm tăng tính hiệu suất cao và cắt giảm tiêu tốn lãng phí. Tìm mò mẫm những phương thức nhằm tối ưu hóa việc tạo ra, phê duyệt và xử lý Po.

  Xem thêm: Incoterms® 2020 từ góc nhìn bóng đá: Kỳ 1 - Những sai sót thường gặp

• Đào tạo ra và nâng lên nhận thức: Đảm bảo nhân viên cấp dưới tương quan cho tới việc vận hành Po được huấn luyện và giảng dạy và nắm rõ tiến độ và quy quyết định tương quan. Đồng thời, tạo ra thời cơ mang lại nhân viên cấp dưới nhằm nâng lên kĩ năng và nắm vững về vận hành Purchase Order.

Trong marketing và vận hành chuỗi đáp ứng, Purchase Order (Po) đang trở thành một thuật ngữ cần thiết. Kết phù hợp thân thiết đòi hỏi mua sắm chọn lựa và khẳng định tài chủ yếu, Po là khí cụ nhằm mục tiêu xác định rõ những cụ thể thanh toán thân thiết người tiêu dùng và người phân phối. Qua việc hỗ trợ vấn đề cụ thể về thành phầm, con số, ngân sách và ĐK phó nhận, Po sẽ là nền tảng cho 1 quy trình giao thương mua bán uy tín và sáng tỏ. Po không chỉ có gom cắt giảm rủi ro khủng hoảng và xung đột nhập thanh toán giao thương mua bán, mà còn phải đáp ứng tính hiệu suất cao và hiệu suất của toàn cỗ tiến độ đáp ứng.